Dat@rchiv Scop, nouveau gestionnaire de Web-DPO

Depuis janvier 2022, Dat@rchiv est devenu utilisateur du logiciel Web-DPO édité par Libriciel SCOP pour son propre compte et celui de ses clients pour leur mise en conformité au RGPD.

Au fil des premiers mois de l’année 2022, notre déléguée à la protection des données Océane Mosele a fait remonter à Libriciel Scop un certain nombre de demandes d’évolutions du logiciel et a pu ainsi développer un échange régulier avec les équipes en charge de ce logiciel. 

Fin juin 2022, Libriciel Scop s’est rapproché de Dat@rchiv Scop dans le but de nous céder la propriété et la gestion de Web-DPO, ayant fait le constat que cette solution logicielle nécessitait des compétences externes qui ne sont pas leur cœur de métier (celles d’un délégué à la protection des données !).

Ainsi, après plusieurs mois de travail et de discussions sur les modalités de reprise par Dat@rchiv de la solution logicielle de mise en conformité au RGPD Web-DPO, nous sommes heureux de vous annoncer que Dat@rchiv en partenariat étroit avec Scopen (Scop) deviendra l’éditeur de Web-DPO à compter du 1er janvier 2023.

Ce changement de propriété du logiciel ne changera rien pour nos clients qui disposent déjà d’un accès à Web-DPO, ni même aux clients actuels de Libriciel qui n’auront comme changement que leur interlocuteur fonctionnel (notre déléguée à la protection des données). 

Côté technique, c’est Scopen avec qui nous travaillons depuis bientôt un an qui se chargera de la maintenance applicative, de l’hébergement des données (en France !!!) et des développements nécessaire aux évolutions demandées par les utilisateurs. 

Depuis la mise en application du Règlement Général sur la protection des données (RGPD) le 25 mai 2018, les structures publiques et privées ont l’obligation de recenser les traitements de données personnelles et d’identifier plusieurs éléments afférents et ainsi de créer un registre des traitements.

Le Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer dans les textes d’origine communautaire), est le garant de la mise en place, du suivi et du respect dans la durée de ce dispositif réglementaire.

Afin de faciliter la mission du Délégué à la protection des données (DPO/DPD), un outil de gestion est essentiel. C’est pour répondre à ces demandes que l’outil Web-DPO a été créé.

Cet outil permet dans un premier temps de rédiger une déclaration via des formulaires adaptés par paramétrage à chaque type de données, des traitements susceptibles de collecter et exploiter des données à caractère personnel.

Un circuit de validation a été mis en place qui permet d’acheminer la déclaration vers les responsables de traitement, les référents RGPD de chaque structure ou encore les DPO qui peuvent intervenir en tant que consultant ou valideur.  Le DPO peut alors par la suite matérialiser son accord et ainsi insérer les déclarations au registre de traitements.

L’outil permet également de centraliser l’ensemble de la documentation afférente à chaque traitement (contrats, etc.).

Les actions possibles de l’outil Web-DPO sont nombreuses :

– Élaboration simplifiée et ergonomique de formulaires ;

– Rédaction de la déclaration, suivie du processus de validation et suivi des traitements ;

– Gestion libre de circuit de validation ;

– Gestion des utilisateurs, des services avec gestion de droits et des rôles sur chaque typologie de traitement ;

– Gestion complète des sous-traitants et des co-responsabilités sur les traitements ;

– Génération des traitements et de l’extrait de registre au format PDF ;

– Synchronisation possible à un annuaire centralisé (LDAP).

L’avantage de l’outil WebDPO est son adaptabilité. Il permet une utilisation mono ou multi-organismes afin de permettre une utilisation dans un contexte territorialisé avec un/des DPO mutualisé/s.

C’est la raison pour laquelle, depuis janvier 2022, nous utilisons l’outil Web-DPO pour la gestion de la mise en conformité RGPD. Cet outil, nous permet de suivre la mise en application du RGPD de notre structure, en interne mais également en externe, pour nos clients pour lesquels nous sommes nommés en tant que DPD/DPO.