La conformité au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) peut être un dur labeur pour certaines structures.
Pour faciliter ce processus, depuis le 1er janvier 2023, Dat@rchiv en tant que Délégué à la Protection des Données (DPD) externe s’est doté de son propre outil de mise en conformité au RGPD.
Pourquoi choisir Web-DPO ?
Le RGPD impose aux organisations de documenter leur conformité. Le logiciel Web-DPO permet de centraliser l’ensemble de cette documentation dans un seul et même outil.
La documentation doit être tenue par les responsables de traitement (président, maire, directeur, gérant, …). Une personne au sein de l’organisation peut être spécifiquement chargée de la tenue du registre. Généralement, les organisations désignent un DPD interne ou externe.
Le DPD est le garant de la mise en place, du suivi et du respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles.
Afin de pouvoir exercer ses missions, le DPD doit disposer d’outils simples et performants lui permettant de modéliser les traitements de suivi et la production des registres pour l’ensemble des organismes dont il a la charge.
Web-DPO offre de nombreuses fonctionnalités :
Réaliser le registre de traitement
Web-DPO est avant tout un outil de gestion de registre : il permet de réaliser les déclarations de traitement et de centraliser l’ensemble des déclarations dans un registre de traitement. Ces déclarations sont élaborées sur la base d’un formulaire personnalisable regroupant l’ensemble des informations obligatoires qui doivent constituer le registre de traitement.
Gérer les sous-traitants
L’ensemble des sous-traitants qui sont rattachés aux différents traitements est regroupé dans cet outil. Il est également possible de constituer un registre de sous-traitance.
Gérer un circuit de validation des traitements
Le registre de traitement fait intervenir plusieurs acteurs (le responsable de traitement, la personne en charge de la conformité au RGPD, les services qui doivent déclarer les traitements nominatifs réalisés dans l’ensemble des applications informatique exploitées). Afin de simplifier les échanges, Web-DPO met en place un circuit de validation des traitements avec différents rôles et différents profils pour chaque utilisateur.
Analyser l’impact relatif à la protection des données
Une rubrique est dédiée à l’Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD). Elle offre la possibilité de déterminer si une AIPD doit être réalisée en fonction de la liste des types d’opérations de traitement pour lesquelles la CNIL a estimé obligatoire de réaliser cette AIPD.
Se synchroniser à un annuaire centralisé
Pour éviter aux utilisateurs de créer un nouveau compte d’accès, une connexion LDAP peut être réalisée afin de faire redescendre les comptes utilisateurs d’un LDAP dans l’outil Web-DPO.
Un développement coopératif
Chez Dat@rchiv, nous avons à cœur de travailler avec des entreprises qui partagent nos valeurs, c’est pour cette raison que nous avons fait le choix de confier la gestion de l’hébergement, du support technique ainsi que de la gestion de la maintenance à SCOPEN.
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