Numériser n’est pas archiver !
Je suis plutôt pédagogue dans l’âme, mais j’en ai marre d’entendre à chaque fois que je dis « Je suis archiviste » : « Ah, mais alors, tu vas tout numériser puis tu vas détruire mes papiers ? ».
Et bien non !
Je ne vais pas réexpliquer ce qu’est l’archivage,
mais seulement vous dire qu’un archiviste doit Collecter, Classer, Conserver et Communiquer des documents et des données dans leur format original. Ce qui veut dire que nous devons archiver les données telles qu’elles ont été produites.
Ainsi, non, numériser ce n’est pas archiver et numériser ne veut pas dire que l’on peut détruire le papier.
Néanmoins, l’archiviste peut vous accompagner dans la mise en place de procédures, conformes à la norme NF Z 42026, permettant de réaliser de la numérisation fidèle qui puisse vous autoriser la destruction de vos archives papier. Aucune numérisation sans cette norme ne peut vous permettre la destruction de vos archives papier. Attention tout de même, le droit français étant un droit de preuve libre, seul le juge aura le dernier mot sur l’acceptation de vos preuves « copies ». Car en effet, lorsque vous numérisez un original papier, comme lorsque vous imprimez un original numérique, le document ou la donnée créée restera toujours une copie, qu’elle soit fidèle ou non.
La numérisation n’est pas non plus une solution miracle de réduction des coûts.
En effet, avec le papier, il faut certes, avoir un local et une personne pour les recherches et les communications, mais avec le numérique, il faut :
- des serveurs (serveur principal et a minima 1 serveur de réplication) ;
- des migrations régulières pour assurer la conservation et la lisibilité ;
- du matériel pour accéder aux données numériques et souvent une connexion Internet ;
- des techniciens, des informaticiens pour entretenir et sécuriser les serveurs ;
- et également une personne pour organiser les données pour les retrouver.
Sachant qu’à ce jour, le numérique n’a pas encore prouvé sa supériorité en terme de développement durable, il me semble que c’est un sujet à bien réfléchir.
L’archiviste est disponible pour traiter, conserver pour des raisons juridiques ou patrimoniales et mettre à disposition des données originales. Le numériseur, lui, permet de faciliter la recherche et la communication de données utiles en permettant un gain de temps.
Nous pouvons évidemment travailler ensemble, mais si chacun fait son travail, c’est mieux.
L’enjeu pour une structure est donc bien d’analyser ses propres besoins spécifiques en parallèle de la gestion des risques latents. L’idéal est souvent une solution mixte avec une conservation papier pour certains documents et une conservation numérique pour d’autres. Dans tous les cas ne vous lancez pas dans de la numérisation à outrance sans connaître vos besoins et vos buts, sinon les objectifs ne seront pas atteints.
C’est pourquoi, chez Dat@rchiv nous avons conclu un partenariat avec Numerize.
Numerize peut prendre le relais de notre accompagnement pour la numérisation et l’indexation des documents et vous assurer une transformation efficace en formats numériques. De plus, Numerize peut ensuite intégrer vos documents numérisés dans leur outil GedZilla.
Cette plateforme permet un accès rapide et facile aux informations, améliorant ainsi la gestion documentaire grâce à une recherche et une récupération simplifiées des archives numérisées et vous permettre de faire perdurer cette organisation.
Ensemble, Dat@rchiv et Numerize œuvrent à créer une chaîne de gestion documentaire complète, de la conservation physique à l’accessibilité numérique, répondant aux exigences modernes des entreprises.
Évidemment, nous nous tenons, Numerize et Dat@rchiv, à votre disposition pour des échanges sur ces sujets.
Eve Jullien, gérante