Vous souhaitez mettre de l’ordre dans vos papiers et/ou sur vos serveurs, mais vous ne savez pas comment procéder ?
Nous vous proposons des prestations d’archivage sur-mesure : récolement, tri, classement, rédaction d’inventaires, etc.
Avec nos solutions, retrouver un document ou une information ne sera plus jamais une corvée !
Quelque soit votre activité, vous êtes amené à générer une production documentaire qui peut être essentiellement numériques, soit majoritairement papier ou bien hybride. Dans tous ces cas de figure, l’accroissement des volumes nécessitent la mise en place d’une organisation de vos documents. Cela vous permettra de répondre à divers enjeux : ceux permettant de répondre à vos besoins de recherches, de la conservation de la preuve au simple besoin de place.
Traitement des archives papier
Dans le domaine des archives papier, nous pouvons vous proposer un panel d’actions qui répondront à votre besoin.
L’une de nos principales activités est la réalisation d’éliminations de documents afin de permettre un gain de place significatif à la fois dans les locaux d’archivage que dans les bureaux des salariés. Les déménagements sont, eux aussi, des opportunités pour les producteurs d’éliminer des archives dont les durées de conservations sont échues.
Dans le cadre de cette activité, nous effectuons un tri dans les documents et éditons un bordereau d’élimination reprenant l’ensemble des archives proposés à l’élimination. Nous y intégrons également les références réglementaires pour chaque typologie de document et soumettons le bordereau à la signature des organismes concernés validant ainsi la future destruction.
Traitement des documents numériques
Vous avez des serveurs informatiques pleins à craquer et vous ne retrouvez plus vos fichiers ?
Pour résoudre ces difficultés, nous pouvons vous accompagner pour jeter les bases d’une nouvelle organisation collective.
Nous intervenons dans le classement des archives numériques. Les arborescences bureautiques voient souvent chacun appliquer ses propres règles de nommage et d’organisation. Cela entraîne une multiplication de copies et génère une perte de l’information car celle-ci n’est plus accessible.
Vous souhaitez revoir votre arborescence ? Nous réaliserons, dans un premier temps, un audit afin d’identifier les fichiers cassés et les doublons. À la suite de ce travail, nous serons amenés à coconstruire avec vous le nouveau plan de classement qui s’accompagne d’un tri de vos documents et d’un plan de nommage qui permettra, à votre organisme, de partager des règles communes de fonctionnement.
Un problème pour gérer les boîtes mails de vos salariés arrivées à saturation? Vous ne savez pas comment organiser les boîtes mails contacts? Nous travaillons sur les messageries électroniques et vous accompagnons pour mieux gérer l’information.
Description des fonds
La réglementation que nous appliquons spécifie la conservation de certaines typologies de documents soit pour répondre à des besoins d’ordre juridique et, plus largement, de fonctionnement de votre organisme, soit pour un intérêt patrimonial. La connaissance des archives conservées peut faire l’objet d’une de vos demandes et se traduira donc par la réalisation d’un récolement plus ou moins précis qui peut inclure des délais de conservation et sort finaux à vos archives. De cette manière, vous pouvez vous saisir de ce type de document pour gagner, à l’avenir, en autonomie. De plus, nous pouvons organiser votre local d’archivage, vous conseiller sur des moyens de conservation pérenne de vos archives ou reconditionner vos documents lorsque nous intervenons.
Vous souhaitez aller encore plus loin pour vos archives ? Nous pouvons classer vos archives en créant un instrument de recherche selon ISAD/G (norme générale et internationale de description archivistique), et le renseigner dans un Système d’Information Archivistique (SIA).
Enfin, grâce à notre partenariat avec la Scop Empreinte Digitale, nous pouvons vous proposer d’informatiser la gestion de vos archives avec la solution Ligeo Archives.
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