La réglementation en matière de gestion documentaire est complexe et dispersée.
Nous vous proposons de réaliser des référentiels de gestion documentaire personnalisés à votre fonctionnement.
Quel intérêt ?
Un référentiel de conservation est un outil de gestion de l’information fait sur mesure. Il décrit précisément l’ensemble de la production documentaire de votre organisation et permet ainsi d’appliquer des règles de conservation, de tri et d’élimination à vos documents.
Selon les cas, ces règles peuvent être issues de la réglementation en vigueur sur les archives mais elles peuvent aussi être déterminées avec les producteurs d’archives eux-mêmes. Dans bien des cas, les deux cohabitent.
Le référentiel de conservation répond avec précision aux organismes qui souhaitent avoir une connaissance fine de leur production documentaire, quelle soit numérique ou papier. Il répond à des enjeux divers que sont le besoin de se mettre en conformité avec le RGPD, ou encore de gérer au mieux ses archives en flux entrant et sortant, le souhait de développer la mise à disposition de données et de leur réutilisation auprès du grand public (Open Data) ou tout simplement l’intérêt patrimonial de votre organisation.
Un outil qui se construit ensemble !
Pour bâtir un référentiel de conservation, nous réalisons avec vos services des audits. Ils vont nous permettre de comprendre ce que vous produisez, de comprendre les étapes et la finalité de cette production pour ensuite organiser de façon claire l’ensemble des informations recueillie lors de nos échanges.
Nous définissons des durées d’utilité courantes, des durées de conservation et échangeons avec vous sur des points juridiques, déterminons la présence de données à caractère personnel et/ou sensibles etc.
Restons en contact !
Une question ? Envie d’échanger sur nos services ?
Contactez-nous !