Mise en conformité RGPD et classement des archives numériques de la commune d’Ygos-Saint-Saturnin (40)

Après avoir fait classer ses archives papier par Fabrice Riva Roveda, chef de projet associé, les élus et secrétaires de la commune d’Ygos-Saint-Saturnin ont souhaité poursuivre le travail sur les données produites par la mairie.

Les 4 et le 5 mars dernier, Eve Jullien s’est rendue dans les Landes pour effectuer l’audit préalable au traitement des données à caractère personnel produites par la commune. Elle a profité de ce moment d’échange avec les secrétaires de mairie et les élus pour effectuer également un audit des archives numériques.

En effet, nous aurons l’occasion de le rappeler dans nos communications, la mise en conformité d’un service public ou d’une entreprise passe aussi par une bonne gestion de ses données qu’elles soient sous forme papier ou numérique. Le RGPD ne concerne pas uniquement les traitements de données numériques mais concerne l’ensemble des données !

Après deux journées d’audit, place au travail de fond : Eve s’occupera de la rédaction des procédures de mise en conformité RGPD et du registre des traitements tandis que Fabrice se chargera de la réorganisation et du classement des archives numériques.

L’audit RGPD et l’audit des archives numériques ont fait notamment ressortir des problématiques de gestion des données et d’organisation du travail entre les secrétaires. En effet, les données étaient directement stockées sur les espaces disques des ordinateurs de chaque secrétaire avec un arborescence propre à chacune.

Une réflexion a donc été menée en amont du traitement des données pour proposer à la commune d’Ygos-Saint-Saturnin une gestion rationalisée de ses données et également pour améliorer la sécurité de celles-ci. Ainsi, nous leur avons préconisé l’achat d’un NAS permettant de stocker localement leurs données avec des droits d’accès différenciés selon le profil d’utilisateur.

Grâce à l’utilisation de plusieurs outils libres, Fabrice a pu faire le tri et le classement des données numériques de la commune.

La première étape a été de détecter les documents redondants, et ils étaient forts nombreux ! Sur les 45 Go de données présents sur l’ensemble des disques durs de la mairie, nous avons éliminé près de 20 Go de doublons, soit 45% du volume total !

Deuxième étape, l’élaboration et la validation d’un plan de classement correspondant aux activités de la mairie et clarifiant ainsi la recherche de documents. Cela permettra également d’éviter la création d’arborescence par agent puisque ce nouveau plan de classement sera commun et accessible aux trois secrétaires de mairie et aux élus.

Troisième étape, et pas des moindres, la répartition logique des documents et dossiers présents dans les anciennes arborescences vers la nouvelle arborescence validée. Lors de cette étape, nous avons également fait le tri entre les documents à conserver et les documents inutiles tels que les documents de travail, les versions intermédiaires et non définitives ou encore les documents dont la DUA était échue. Il a été nécessaire de procéder au renommage de certains fichiers, soit parce qu’ils étaient trop longs ou trop confus pour s’assurer de leur bonne compréhension.

Désormais, les données numériques de la commune sont classées dans une arborescence unique partagée par les trois secrétaires de mairie.

Dernière étape, le tri et l’organisation de la messagerie électronique. En effet, pas de tri et de classement des données numériques sans faire le ménage dans la boîte mail de la commune. L’arborescence validée pour le classement des données numérique a donc été appliquée à la messagerie et un tri des mails a été opéré : élimination des mails sans valeur, téléchargement des pièces jointes dans l’arborescence du serveur et suppression du message contenant la pièce jointe.

Les outils libres utilisés pour le classement numérique :